CASE STUDY: Projektowanie DNA Warszawskiego Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia”
Warszawskie Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia” to jednostka organizacyjna Miasta Stołecznego Warszawy, działająca w pionie pomocy społecznej. Organizacja zajmuje się projektowaniem usług i doświadczeń dla mieszkańców, działając na styku świata administracji publicznej oraz laboratorium innowacji.
Wyzwanie (Pain Points)
Przed rozpoczęciem procesu organizacja mierzyła się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami zdiagnozowanymi podczas analizy potrzeb klienta oraz warsztatu 0 (KICK-OFF).
Konflikt zwinności z formalnościami: różny stopień akceptacji przez zespoły procesów formalno-prawnych, które generują dodatkową pracę i ograniczają zwinność działania, ale jednak są niezbędne w jednostce miejskiej.
Szum komunikacyjny: Brak standardów i „różne światy” (administracyjny vs kreatywny) budowały mury zamiast mostów (brak standardów i rozproszone kanały komunikacji).
Silosy: Zespoły funkcjonowały jako „odrębne wyspy” z różnym rozumieniem współpracy. Rozdarcie między bezpieczeństwem procedur urzędowych a potrzebą elastyczności laboratorium innowacji.
Rozwiązanie i proces projektowy
Zespół Concordia Design wraz z klientem przeszli wspólnie proces oparty na metodach service design, design thinking oraz co-creation. Celem było stworzenie „wspólnego kompasu” wypracowanego przez cały zespół, a nie narzuconego z góry.
ANALIZA I BADANIA
Kick-off, określenie interesariuszy oraz analiza istniejących materiałów.
DEFINIOWANIE PERSON
Wyodrębnienie 4 typów pracowników (od kreatywnych po proceduralnych), co pozwoliło zrozumieć ich wspólne potrzeby (sens pracy, jasność zasad, rozwój).
WARSZTATY KREATYWNE
Wypracowanie propozycji wartości (EVP), testowanie oraz warsztaty dla całego zespołu nad misją, wizją i wartościami.
ACTION PLAN
Stworzenie konkretnych narzędzi wdrożeniowych.
Wypracowane fundamenty (DNA)
MISJA/WIZJA
Tworzenie innowacji społecznych służących podnoszeniu jakości życia i wyrównywaniu szans mieszkańców Warszawy.
WARTOŚCI (D-Z-I-A-Ł-A-M-Y)
Empatycznie, Innowacyjnie, Odpowiedzialnie, Razem.
ZASADY PROJEKTOWE
M.in. „Tworzymy, nie czekamy”, „Uczymy się w działaniu” (błąd jako lekcja) oraz „Czerpiemy z różnorodności”.
OSOBOWOŚĆ MARKI
Archetyp Twórcy (Kreatora) z rysem Buntownika – odwaga w podważaniu status quo przy zachowaniu profesjonalizmu. Symbol: Delfin (inteligentny, zwinny, stadny).
Efektem projektu nie są tylko deklaracje, ale konkretne zmiany w codziennej pracy:
— Rekrutacja i Onboarding: DNA wpisane w ogłoszenia o pracę i proces wdrażania nowych osób.
— Zarządzanie: Model kompetencyjny lidera oparty na wartościach oraz feedback dotyczący tego, jak działamy.
— Standardy pracy: Nowe zasady spotkań, współpracy między poszczególnymi komórkami oraz wpisanie DNA w briefy projektowe.
— Narzędzia: Podręcznik komunikacji wewnętrznej i Przewodnik po Synergicznym DNA.
Współpraca Concordia Design z Warszawskim Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia” pozwoliła stworzyć „wspólny kompas”, który realnie steruje codzienną dynamiką pracy w Synergii. Największą wartością procesu było zaangażowanie całego zespołu w wypracowanie fundamentów (DNA), co wyeliminowało poczucie narzucania rozwiązań z zewnątrz i pozwoliło wypracować porozumienie i zasady współpracy między bardziej formalnym światem urzędu a kreatywnością laboratorium innowacji. Dzięki zastosowaniu metod service design i co-creation, organizacja zyskała nie tylko spójną tożsamość, ale przede wszystkim konkretne narzędzia operacyjne, które rozwiązują zdiagnozowane bolączki.
Kluczowe rozwiązania i płynące z nich korzyści to:
OPTYMALIZACJA PROCESÓW PRZEZ DNA
Wpisanie wartości w briefy projektowe i procedury sprawia, że wymogi formalne przestają być postrzegane jako bariera, a stają się elementem odpowiedzialnego projektowania.
STANDARDY ZAMIAST SZUMU
Wprowadzenie „Podręcznika komunikacji wewnętrznej” oraz „Zasad spotkań” ma na celu poprawienie przepływu wiedzy i zrozumienia między różnorodnymi zespołami.
KULTURA "UCZYMY SIĘ W DZIAŁANIU"
Zdefiniowanie błędu jako cennej lekcji (lekcja zamiast winy) ma na celu odblokowanie innowacyjności i proaktywności pracowników i wpływa na zwiększenie ich motywacji.
SPÓJNY MODEL HR
DNA stanie się fundamentem rekrutacji, onboardingu i systemów doceniania, co pozwoli przyciągać talenty o odpowiednim profilu i budować jasne ścieżki rozwoju oparte na realnych postawach, a nie tylko suchych procedurach.
Dzięki tym zmianom Synergia zyskała zwinność Delfina – potrafi nawigować w złożonym środowisku administracyjnym, zachowując przy tym energię twórczą i wysoką jakość usług dla mieszkańców Warszawy.
WLIS SYNERGIA o pracy z Concordia Design
To nie był łatwy proces, ale z perspektywy organizacji – absolutnie potrzebny. Wzbudzał sporo emocji, czasem trudnych, zwłaszcza gdy wyciągaliśmy na powierzchnię to, co nie działało, co było niewypowiedziane albo odkładane na później. Dzięki temu udało się poprawić atmosferę i pogłębić wzajemne zrozumienie oraz otwartość na dialog, a także wzmocnić kulturę konstruktywnego feedbacku. Co ważne, nie poprzestaliśmy na rozmowach – z tego procesu wyszliśmy także z bardzo konkretnymi rozwiązaniami, które dziś budują naszą tożsamość i realnie wspierają codzienną współpracę.
Monika Daab, Dyrektor Warszawskiego Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia”
Bardzo ważne w całym procesie tworzenia DNA było dla nas to, że naprawdę robiliśmy to RAZEM. Nie był to projekt „dla Zespołu”, ale proces tworzony przez Zespół – z udziałem pracowników na różnych etapach, z przestrzenią na różne perspektywy, potrzeby i doświadczenia. Dzięki temu mogliśmy nie tylko wypracować wspólne wartości, ale już w trakcie procesu zaczęliśmy realnie zmieniać sposób, w jaki ze sobą współdziałamy. „RAZEM” przestało być hasłem, a stało się praktyką – budującą zrozumienie, zaufanie i poczucie wspólnej odpowiedzialności za to, jak wygląda Synergia na co dzień.
Magdalena Nowak, Zastępca Dyrektora Warszawskiego Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia”
Z mojej perspektywy i roli, jaką pełnię, zaangażowanie całego Zespołu w wypracowanie DNA Synergii pozwoliło w większym stopniu zrozumieć i zaakceptować wartość zasad, standardów i procedur już obowiązujących w jednostce – wynikających z funkcjonowania w strukturach miasta – a jednocześnie w oparciu o nie wprowadzać nowoczesne, innowacyjne rozwiązania, usprawniające naszą pracę na rzecz mieszkańców i mieszkanek Warszawy. Ponadto wierzę, że DNA Synergii odczaruje w odbiorcach naszych usług „urzędowość” jednostki i stanie się chętnie wykorzystywanym narzędziem do realizowania ambitnych celów, jakie przed sobą stawiamy – na przykład, że Warszawa stanie się najbardziej innowacyjnym miastem na świecie 🙂
Ewa Pozorska, Radca Prawny Warszawskiego Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia”
Zacznij projektować przyszłość swojej firmy już dziś!
Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o tym, jak Service / Product Design może odmienić Twój biznes i zapewnić mu trwały sukces.
