Pozbądź się efektu silent disco
Agnieszka Pełka-Szajowska
Focus Question: Jedno pytanie, które całkowicie zmienia jakość spotkań
Wyobraź sobie, że cała załoga na jednym statku próbuje płynąć w różne strony – i nikt nie zdaje sobie z tego sprawy. Brzmi absurdalnie? A jednak dokładnie tak wygląda wiele spotkań w pracy. Stąd już blisko do wniosku, pojawiającego się w wielu raportach, że spotkania to bariera nr 1 produktywności w firmach.
Podczas pracy z liderami/rkami i zespołami zauważyłam fascynujący paradoks: nawet jeśli wszyscy otrzymali zaproszenie z jasno określonym tematem spotkania, to w praktyce każdy przychodzi ze swoim własnym wyobrażeniem o celu tego spotkania. Myślimy “przecież wszyscy wiemy, o co chodzi”, a potem okazuje się, że wcale tak nie jest.
To jak impreza silent disco – z zewnątrz wygląda, że wszyscy tańczą do tej samej muzyki, ale w rzeczywistości każdy słucha czegoś innego.
Czym jest metoda Focus Question?
Focus Question to proste, ale niezwykle skuteczne narzędzie z obszaru Decision Thinking. Działa jak kompas na okręcie – nie ogranicza różnorodnych perspektyw załogi, lecz pomaga wszystkim zrozumieć, do jakiego portu wspólnie zmierzają. Dzięki temu różne podejścia i doświadczenia mogą być efektywnie wykorzystane dla osiągnięcia wspólnego celu.
Sprowadza się do zadania jednego kluczowego pytania: “Na jakie pytanie chcemy sobie na pewno odpowiedzieć dzisiejszym spotkaniem?“
To pytanie zadane na początku spotkania nie eliminuje różnorodności myślenia – wręcz przeciwnie, pomaga ją skutecznie wykorzystać, co więcej – ułatwia liderom i liderkom w dalszej moderacji spotkania.
Co się dzieje bez Focus Question?
Weźmy przykład zespołu, który spotyka się, aby “omówić poprawę współpracy”. Taki temat pojawił się w kalendarzu i wszyscy dotarli na spotkanie. Niby oczywiste, o co chodzi… ale czy na pewno?
Efekt?
- Lider zespołu myśli o usprawnieniu wymiany informacji między działami
- Członkini zespołu skupia się na lepszym podziale zadań
- Inny kolega przychodzi z pomysłami na narzędzia do zarządzania projektami
- Jeszcze ktoś inny chce rozmawiać o kulturze komunikacji i feedbacku
- Po dwóch godzinach mamy wiele cennych spostrzeżeń, ale może być trudno je połączyć w spójny koncept
Brak Focus Question sprawia, że cenna różnorodność poznawcza zespołu nie zostaje optymalnie wykorzystana. Każda perspektywa jest wartościowa, ale bez wspólnego punktu odniesienia trudno z nich stworzyć spójne, całościowe rozwiązanie. To nie kwestia eliminacji różnorodności, lecz jej lepszego wykorzystania i zgrania.
Psychologiczne pułapki, które nas ograniczają
Zastanówmy się, dlaczego tak trudno liderom i zespołom skoncentrować się na jednym pytaniu? Psychologia poznawcza i społeczna dają nam kilka tropów:
# Efekt ramowania – słowa definiują percepcję
Jak nazwiemy problem, tak zostanie odebrany. Każdy z nas przypisuje słowom inne “ramy znaczeniowe” poprzez pryzmat swoich doświadczeń, wiedzy i wychowania.
Termin “poprawa komunikacji”, “jakość” czy “ASAP” – każdy może je rozumieć inaczej, mimo że wydaje nam się, że nie ma co tłumaczyć. “ASAP” dla jednej osoby oznacza “wyślę ci to w ciągu godziny”, a dla innej: “wyślę ci to jak będę mógł” – a to już spora różnica!
# Iluzja uwagi – złudzenie widzenia wszystkiego
Iluzja uwagi to fascynujący fenomen, w którym jesteśmy przekonani, że percepujemy (np. widzimy) dokładnie to samo “co się dzieje”, podczas gdy w rzeczywistości każdy zwraca uwagę na coś innego.
To jakby każdy miał inny reflektor i kierował jego światło w różne miejsca. Focus Question pomaga skupić wszystkie reflektory mniej więcej w tym samym kierunku.
Co się zmienia dzięki Focus Question?
Wróćmy do tego samego zespołu, ale tym razem z Focus Question:
“Co najbardziej utrudnia nam terminowe kończenie wspólnych zadań?“
Dzięki temu pytaniu, które zadaje lider/rka:
- Zespół od razu koncentruje się na konkretnym, praktycznym problemie.
- Każdy uczestnik rozumie, że szukamy konkretnych przeszkód, a nie ogólnikowych dyskusji.
- Rozmowa staje się bardziej konkretna i ukierunkowana na identyfikację rzeczywistych problemów.
Na koniec spotkania zespół wychodzi z jasno określonymi przeszkodami oraz pomysłami na ich przezwyciężenie. Wszyscy mają poczucie, że spotkanie przyniosło wartość.
Co więcej, skoro wszyscy znają i rozumieją Focus Question spotkania, łatwiej jest zarządzać dygresjami. Gdy ktoś zaczyna odpływać w tematy poboczne, można delikatnie zapytać: “To bardzo ciekawe, ale na jakie pytanie teraz odpowiadamy?” – to subtelny sposób przywrócenia rozmowy na właściwe tory bez konfrontacji 🙂
A co jeśli zespół odpowie na pytanie szybciej niż w zaplanowanym czasie spotkania?
To świetnie. W przeciwieństwie do typowych spotkań, które rzadko kończą się przed czasem, Focus Question pozwala na efektywne wykorzystanie czasu. Jeśli odpowiemy na główne pytanie przed upływem zaplanowanej godziny, możemy albo zakończyć spotkanie wcześniej (co wszyscy docenią), albo przejść do kolejnego pytania.
Dobrą praktyką jest przygotowanie na początku spotkania kilku pytań i ułożenie ich w kolejności priorytetów. Wiemy, że na pierwsze pytanie musimy odpowiedzieć, aby mieć poczucie sukcesu i ruchu do przodu. Kolejne pytania traktujemy jako “nice to have” lub materiał na następne spotkanie. Najważniejsze, że mamy strukturę i wiemy, dokąd zmierzamy.
Jak pracować z metodą Focus Question?
Focus Question można wprowadzić na spotkanie co najmniej na dwa sposoby:
Lider/liderka przychodzi z przygotowanym pytaniem.
Kluczowe jest jednak, aby na początku:
- Przedstawić je zespołowi.
- Upewnić się, że wszyscy rozumieją je w ten sam sposób (np. jak każdy rozumie “poprawić jakość” użyte w pytaniu?).
- Zapytać, czy komuś brakuje czegoś w tym sformułowaniu.
- Ewentualnie doprecyzować pytanie na podstawie otrzymanych informacji.
Rozpoczęcie spotkania od dyskusji nad Focus Question ma dodatkową zaletę – daje przestrzeń na wysłuchanie perspektyw, których mogliśmy nie przewidzieć. Jako prowadzący możemy mieć w głowie określone pytanie, ale usłyszenie opinii zespołu często poszerza naszą perspektywę. Nierzadko członkowie zespołu wnoszą aspekty, o których nie pomyśleliśmy, co może spowodować, że nasze początkowe pytanie ewoluuje w coś bardziej trafnego i wartościowego. Taka otwartość na różne perspektywy to nie tylko lepsza jakość pytania, ale też większe zaangażowanie zespołu, który czuje, że jego wkład jest ceniony.
Zespół wspólnie wypracowuje pytanie
Alternatywnie, możesz zacząć od krótkiej sesji, podczas której każdy uczestnik proponuje swoje Focus Question. W kolejnym kroku zespół analizuje te pytania i wspólnie wybiera jedno, które najlepiej pasuje do celu spotkania.
Gdy pytanie jest już ustalone, warto je zapisać w widocznym miejscu – na tablicy, w współdzielonym dokumencie lub na slajdzie – aby podczas całego spotkania służyło jako punkt odniesienia. W razie potrzeby można się do niego odwołać, szczególnie gdy dyskusja zaczyna odbiegać od tematu.
Dlaczego Focus Question działa?
Opinie, jakie usłyszałam od zespołów z którymi pracowałam (także C-level):
- Tworzy wspólne ramy działania, bo pokazuje, że rozważano różne punkty widzenia, a każdy został wysłuchany (główne pytanie można także stworzyć z kilku zaproponowanych pytań)
- Wyznacza jasny kierunek: zespół wie, że wszyscy pracują nad tym samym problemem
- Zwiększa poczucie wpływu, bo ludzie są bardziej zaangażowani w realizację celów, które sami pomogli zdefiniować i zaproponować (poza tym, ciężko sprawdzać maila na początku spotkania jeśli od razu jest się zaangażowanym do przedstawienia za chwilę swojej propozycji pytania 😉
- Redukuje napięcia i niezrozumienia, bo eliminuje potencjalne konflikty wynikające z różnic w interpretacji
3 małe eksperymenty, które możesz zacząć robić już dziś
# Językowy mikroskop: słowa mają znaczenie
Przed każdym spotkaniem, które organizujesz – przekształć ogólny temat w konkretne pytanie. Zapisz je i sprawdź, czy jest wystarczająco precyzyjne.
Przykład: Zamiast “Omówienie nowego projektu”, sformułuj “Jakie trzy kluczowe wyzwania musimy rozwiązać w pierwszym miesiącu projektu X, aby zapewnić jego płynne uruchomienie?” albo, np. “Jakie trzy główne punkty chcę, aby zapamiętał uczestnik mojego spotkania?”.
Wypróbuj to przez tydzień i obserwuj, jak zmienia się dynamika spotkań (i twoich przygotowań).
# Detektyw pytań: odkrywaj ukryte cele
Przez najbliższe pięć spotkań, na których będziesz uczestnikiem (nie organizatorem), zadaj sobie pytanie: “Jakie jest prawdziwe pytanie, na które próbujemy odpowiedzieć?” Zapisz je. Po spotkaniu zastanów się, czy zostało ono faktycznie zadane i czy spotkanie odpowiedziało na nie.
Po pięciu spotkaniach będziesz mieć fascynujący materiał do analizy, który pomoże ci lepiej rozumieć i prowadzić spotkania.
# Transformer języka: zamień ogólniki w konkrety
Za każdym razem, gdy usłyszysz ogólnikowe sformułowanie, ćwicz natychmiastowe przekształcanie go w konkretne pytanie. Możesz robić to nawet oglądając wiadomości czy czytając e-maile.
Przykład:
- “Musimy poprawić obsługę klienta” → “Jakie dwa aspekty obsługi klienta generują najwięcej skarg i jak możemy je usprawnić w ciągu 30 dni?”
- “Potrzebujemy lepszej komunikacji” → “Które kanały komunikacji sprawiają nam największe problemy i jakiego usprawnienia najbardziej potrzebujemy?”
Ta umiejętność transformacji języka stanie się z czasem automatyczna i może podwyższyć twoją efektywność w pracy.
Jeden nawyk, który zmienia wszystko
Focus Question jest tak proste, że możemy je wdrożyć natychmiast – bez skomplikowanych procedur. To drobna zmiana w sposobie i jakości myślenia, która często prowadzi do ogromnych rezultatów.
Po szkoleniach z krytycznego myślenia widzę, jak nawet ta jedna technika silnie podnosi jakość spotkań, decyzji i rozwiązań. Zespoły zaczynają myśleć precyzyjniej, komunikować się jaśniej i współpracować efektywniej. Umiejętność zadawania właściwych pytań staje się fundamentem krytycznego myślenia i lepszych decyzji.
Spróbujcie zastosować Focus Question na naszym najbliższym spotkaniu. Zamiast kumulować frustrację z kolejnego nieefektywnego spotkania, zadajmy jedno precyzyjne pytanie.
Czy ten sposób jest dla Ciebie przydatny? Jeśli chcesz poznać inne metody wspierania liderów i liderek oraz rozwoju zespołów w Twojej organizacji – umów się na bezpłatną konsultację. Porozmawiajmy o tym, jak rozwinąć Twój biznes.
